Uit ons onderzoek is gebleken dat van te voren goed weten waar je als werkgroep (of bestuur) aan begint onderweg veel efficiëntie en plezier kan opleveren. Ons viel op dat veel werkgroepleden van tevoren niet goed weten waar ze aan beginnen. Ze zijn gevraagd en weten maar half waar het over gaat óf ze zijn gewoon ‘aan de beurt’ en zitten daarom in de werkgroep. Ook blijkt vaak dat niet alle pijlers even enthousiast zijn over een onderwerp maar ‘meegaan met de rest’ omdat die zo graag willen of om de vrede te bewaren.
Het is echt van groot belang om vooraf goed zicht te hebben op de motivatie voor het project wat jullie willen starten. Vul daarom de motivatiemeter in en bespreek de resultaten met elkaar.
PS: Vul hem in als groep of als individu. Doe je het laatste, vergelijk dan de resultaten met elkaar
Start de motivatiemeterDe werkgroep/het bestuur dient zich af te vragen of het starten van dit project een goed idee is. Er zijn mogelijk te veel hindernissen om dit project tot een goed einde te brengen.
Dit kan verschillende oorzaken hebben. Kijk goed naar de vragen waar jullie een 0 of een 1 op hebben gescoord. Waar komen deze lage scores vandaan? Heeft het te maken met de affiniteit voor het onderwerp, of met draagvlak en capaciteit onder de zorgverleners? Of heeft het meer te maken met de inhoud of vrije keuze en eventueel conflicterend belang? Kijk goed met elkaar of jullie hier zelf goed uit kunnen komen. Wat is er nodig? Met wie moet eventueel nog gesproken worden? Kunnen jullie dit onderling goed oplossen of zou de bijdrage van een onafhankelijke persoon wenselijk zijn?
Besluit heroverwegen, nagaan hoe belangen en wensen liggen. Daarnaast checken of randvoorwaarden en afspraken helder zijn.
Er lijkt een aardige basis maar het is een aanrader om nog eens goed met elkaar om tafel te zitten of dit project voldoende past in de huidige stand van zaken van het VSV / de IGO
Kijk goed naar de vragen waar jullie een 1 op hebben gescoord of wellicht zelfs een 0. Waar komen deze lage scores vandaan? Heeft het te maken met de affiniteit voor het onderwerp, of met draagvlak en capaciteit onder de zorgverleners? Of heeft het meer te maken met de inhoud of vrije keuze en eventueel conflicterend belang? Kijk goed met elkaar of jullie hier zelf goed uit kunnen komen. Wat is er nodig? Met wie moet eventueel nog gesproken worden
Check of dit het juiste moment is om te starten.
Dit project heeft een grote kans van slagen, zie onze verdere tips en adviezen over de samenstelling van een slagvaardige werkgroep en vervolg van het project in deze Toolbox
Starten maar!
Als je op deze plek in de Toolbox terecht komt, hebben jullie als het goed is de motivatiemeter ingevuld en hebben jullie besloten echt met dit project te gaan starten, mooi!
Het kan ook zijn dat je al bent begonnen en de werkgroep al bestaat maar dat je hier komt om te checken of je overal aan hebt gedacht. Dat kan natuurlijk ook en is fijn om te doen, het scheelt jullie later in het project mogelijk een hoop tijd en energie.
Wij hebben in ons onderzoek gezien dat veel werkgroepen struikelen omdat de samenstelling van de werkgroep uit evenwicht is, de taakverdeling scheef en de verwachtingen en afspraken niet helder. Vaak willen zorgverleners graag snel aan het werk en snel een resultaat neerzetten. Het loont echter de moeite om het voorwerk echt goed te doen.
Je vindt hier een aantal vragen die kunnen helpen verhelderen wat jullie allemaal al hebben gedaan en waar jullie nog aandacht aan kunnen besteden alvorens echt te starten.
Start de vragenlijst over de samenstellingHet is goed om nog even een stap op de plaats te maken voor jullie echt met dit project gaan starten.
Kijk goed naar welke items jullie met een 0 of een 1 hebben gescoord. Is niet iedereen voldoende op de hoogte? Of hebben jullie nog geen afspraken gemaakt over tijdsinvestering, terugkoppeling, randvoorwaarden en tijd besteding?. Als jullie zo het project starten is de kans op succes klein, de kans op energieverlies en samenwerkingsproblemen is groot.
Werk aan de juiste opzet van de werkgroep, informeer alle leden goed en maak goede werkafspraken waar iedereen achter staat, dat loont zich later in het project!
Er zijn nog punten die jullie project en samenwerking kunnen frustreren.
Kijk goed naar de punten waar jullie een 1 of zelfs een 0 op hebben gescoord. Waar is de basis nog wankel? Hebben jullie nog geen goede afspraken gemaakt over investering van tijd of de taakverdeling? Is er geen kartrekker of voorzitter? Het kan enorm lonen later in het project als jullie nu de tijd investeren om deze afspraken goed te maken.
Pak wat nog mist aan, voordat jullie van start gaan!
Jullie hebben een prima werkgroep samengesteld én de (meeste) basisafspraken gemaakt, klaar voor de start!
Onze tip: kom halverwege het project eens terug in deze Toolbox. We hebben ook nog tips voor tussentijdse evaluatie en voor het hoog houden van de energie in tijden dat het wat moeilijker gaat.
Kom halverwege het project eens terug in deze Toolbox.
Welkom (terug) in deze Toolbox!
Als je hier aan het zoeken bent, ben je waarschijnlijk halverwege een project en zoek je naar tips en adviezen om een goede (tussen)evaluatie te doen of wil je ideeën opdoen over hoe je de energie kunt hoog houden en tussentijdse successen kunt vieren. We hebben hiervoor inderdaad het een en ander op een rij gezet en het is slim om te doen, het geeft de volgende fase in jullie project een grotere kans op succes.
Uit ons onderzoek blijkt dat regelmatige reflectie op communicatie, waardering, samenwerking, gelijkwaardigheid en voortgang nodig zijn om een project tot een bevredigend einde te brengen. Het is goed hier af en toe tijd voor in te ruimen zonder het te veel tijd te laten kosten.
Start de vragenlijst over de samenwerkingEr schort nog het één en ander aan de samenwerking.
Het is belangrijk om deze zaken op te lossen en goed te ondervangen voor het misschien echt vervelend wordt. Zie ons format evaluatieformulier, het kan jullie helpen om meer handvatten te hebben waarover jullie precies het gesprek zouden kunnen aangaan.
Spreek snel een evaluatiemoment af
Er zijn nog verbeterpunten in de samenwerking.
Maak deze punten bespreekbaar en probeer bij te sturen, check of evaluatie nodig is. Zie format evaluatieformulier.
Check of evaluatie nodig is
Jullie hebben een prima lopende werkgroep, benoem en vier de successen!
Zie hiervoor ook onze tips en ideeën voor het vieren van successen.
Vier de successen!
Je vindt hier tools die werkgroepen en projecten kunnen ondersteunen.
Deze zijn ontwikkeld tijdens en na het project ‘Best Practice Carrousel’.
Van 2018 tot en met 2021 wisselden VSV’s succesvolle projecten uit, tijdens de implementatie werden do’s en don’ts verzameld. Nu geven we deze door om kartrekkers, voorzitters, werkgroepen, bestuurders ervan te laten profiteren. Meer werkplezier en betere resultaten liggen zo binnen handbereik.
Veel succes en plezier!